La paradoja del PowerPoint de los gobiernos

El profesor emérito de la universidad de Yale, Edward R. Tufte, escribió en 2003 en la revista Wired, parafraseando a Lord Acton, “Power corrupts, PowerPoint corrupts absolutely” (el poder corrompe y el PowerPoint corrompe absolutamente).

A veces me siento intoxicado con tantas presentaciones de PowerPoint que veo al día. Desde las conferencias mañaneras de la presidenta hasta las reuniones con integrantes del equipo de gobierno; desde las reuniones de consejos hasta las juntas con ejecutivos de empresas, PowerPoint es omnipresente en el panorama gubernamental y empresarial. Sin embargo, presenta una paradoja.

Aunque fue concebido como una herramienta para mejorar la comunicación, su uso excesivo e inadecuado puede convertirse en una barrera para el pensamiento claro y la gestión eficaz. Si bien ofrece ventajas innegables, la dependencia del PowerPoint también ha generado una cultura de superficialidad, sobrecarga de información y una disminución del pensamiento crítico.

Las fortalezas del PowerPoint son evidentes:

Ofrece un marco estructurado para presentaciones que permite la integración de elementos visuales, datos y puntos clave de conversación. Puede ser una valiosa ayuda para organizar las ideas y mantener la concentración de la audiencia. Para el público, las diapositivas bien diseñadas pueden aclarar información compleja y mejorar la comprensión. En los negocios, facilita el intercambio de análisis de mercado, actualizaciones de proyectos y planes estratégicos. En el gobierno, ayuda a comunicar propuestas de políticas, asignaciones presupuestarias e iniciativas novedosas. Puede ser una herramienta poderosa para la narración visual, haciendo que los datos sean más atractivos y accesibles.

Sin embargo, la facilidad con la que se pueden crear presentaciones de PowerPoint ha llevado a su uso excesivo e inadecuado. El fenómeno de la “muerte por PowerPoint” está bien documentado y se caracteriza por diapositivas repletas de texto, animaciones que distraen y un bombardeo incesante de viñetas. Esta sobrecarga de información puede abrumar a las audiencias, dificultando la comprensión y provocando la desconexión.

Edward Tufte, un reconocido estadístico y experto en diseño de información, ha sido un crítico de PowerPoint, argumentando en su ensayo “El estilo cognitivo de PowerPoint” que fomenta la “basura gráfica” y las “jerarquías de información”, simplificando cuestiones complejas y obstaculizando el pensamiento crítico. El autor aboga por presentaciones claras, concisas y ricas en datos que respeten la inteligencia de la audiencia.

Más allá de las cuestiones estéticas, la dependencia de PowerPoint también puede afectar al proceso de pensamiento. La necesidad de condensar ideas complejas en viñetas puede conducir a una simplificación excesiva y a una pérdida de matices.

Lo que a veces me molesta es que los presentadores pueden priorizar la creación de diapositivas visualmente atractivas en lugar del desarrollo de argumentos bien razonados. El enfoque se desplaza de la sustancia del mensaje a la superficialidad de la presentación.

Clifford Nass, profesor de comunicación de Stanford, ha escrito que las personas procesan la información presentada en viñetas con menos profundidad que la información presentada en forma narrativa. Esto puede ser particularmente problemático en entornos gubernamentales y empresariales donde las decisiones políticas complejas y las iniciativas estratégicas requieren un análisis y reflexión profundos.

Otra cosa que me preocupa es que la prevalencia de PowerPoint puede crear una cultura de escucha pasiva. Las audiencias se acostumbran a recibir información en un formato pre-empaquetado, en lugar de participar activamente. Esto puede sofocar el pensamiento crítico y desalentar el diálogo. El énfasis en la presentación, en lugar de la conversación, puede obstaculizar el intercambio colaborativo de ideas que es esencial para una gestión eficaz.

PowerPoint de los gobiernos

Para mitigar los impactos negativos del uso excesivo de PowerPoint, es necesario un cambio de mentalidad. Los servidores públicos deben priorizar la claridad, la concisión y la sustancia en lugar de obsesionarse con el embellecimiento visual. Deben usar PowerPoint como una herramienta para respaldar su mensaje, no como un sustituto de él.

Muchas veces vemos en la televisión a orgullosos servidores públicos que piensan que su responsabilidad en la formulación e implementación de políticas públicas termina cuando proyectan una presentación. Grandes iniciativas gubernamentales se quedan atoradas en un PowerPoint, y no pasan de ahí.

El PowerPoint de los gobiernos tiene ventajas y peligros:

Ventajas

Proporciona un formato estructurado que ayuda a los servidores públicos a organizar la información compleja de una manera visualmente atractiva. Al utilizar viñetas, gráficos e imágenes, los presentadores pueden descomponer datos densos en partes digeribles, lo que mejora la comprensión y la retención. Esto es particularmente útil en conferencias de prensa donde el gobierno debe comunicar a los periodistas rápidamente su mensaje.Fomenta la coherencia y el profesionalismo en la comunicación. El gobierno puede estandarizar sus relatos, lo que garantiza la coherencia de la marca y la uniformidad de los mensajes en todos los equipos y dependencias. Esto es esencial para mantener la claridad en las presentaciones y los discursos.Respalda la toma de decisiones al permitir la visualización de datos a través de gráficos, tablas e infografías. Los informes financieros complejos, las actualizaciones del progreso de los proyectos y las propuestas estratégicas se pueden comunicar de manera más eficaz cuando se complementan con elementos visuales, lo que facilita que los líderes identifiquen tendencias.

Peligros

Promueve un enfoque fragmentado del pensamiento que simplifica en exceso las cuestiones complejas. Esto puede llevar a una comprensión superficial de los problemas, en la que se sacrifican los matices y la profundidad en aras de la brevedad y la comodidad.Reduce la profundidad analítica. Un ejemplo notable es el uso de PowerPoint en el ejército de Estados Unidos, donde las diapositivas demasiado simplistas han sido culpables de la toma de decisiones estratégicas defectuosas. El general James Mattis se refirió a PowerPoint como “una amenaza interna”, argumentando que crea una ilusión de comprensión sin fomentar el verdadero pensamiento crítico.Tiene un potencial de sobrecarga de información. El uso excesivo de diapositivas llenas de texto, diagramas complejos o información redundante puede diluir los mensajes clave y hacer que el público se desconecte. Este fenómeno, llamado “muerte por PowerPoint”, da como resultado una reducción de la capacidad de atención y una menor retención de la información.Puede crear una falsa sensación de confianza en la representación de los datos. Las diapositivas mal diseñadas pueden oscurecer ideas críticas o presentar información engañosa, lo que conduce a conclusiones erróneas. Un ejemplo clásico es el desastre del Challenger de la NASA, donde una presentación de PowerPoint defectuosa no logró comunicar eficazmente los riesgos, lo que contribuyó a la decisión de lanzarlo a pesar de las preocupaciones de seguridad.

La virtud del equilibrio

Para maximizar los beneficios de PowerPoint y otras herramientas, y mitigar sus desventajas, los gobiernos deben adoptar las mejores prácticas en su uso:

Las presentaciones deben complementar, no reemplazar, los debates y análisis en profundidad. Los encargados de tomar decisiones deben confiar en informes, documentos y diálogos de apoyo en lugar de reducir cuestiones complejas a diapositivas únicamente.Se deben priorizar la claridad y la participación mediante el uso de principios de diseño minimalistas. Esto significa reducir el texto, centrarse en los puntos clave e incorporar elementos visuales sólo cuando agreguen valor. Seguir la regla 10-20-30 (no más de 10 diapositivas, una presentación de 20 minutos y una fuente de 30 puntos) puede ayudar a mantener la participación de la audiencia.Se sugiere fomentar los enfoques interactivos y dinámicos. En lugar de leer pasivamente las diapositivas, los presentadores deben involucrar a su audiencia con debates, sesiones de preguntas y respuestas y demostraciones de datos en vivo.

Las ideas del profesor Tufte sobre claridad visual e integridad de los datos ofrecen una valiosa orientación. El público también tiene un papel que desempeñar: exigir presentaciones más reflexivas y atractivas. Un mayor énfasis en la narración, el debate y el pensamiento crítico pueden conducir a una comunicación más eficaz y a una mejor toma de decisiones.

La clave está en reconocer el potencial de herramientas como Google Slides, Canva, Prezi, Keynote, Beautiful.ai, LibreOffice Impress, así como el reconocido PowerPoint. Pero también se tienen que ver que impiden el pensamiento claro, el diálogo significativo y la gestión eficaz.

La simplicidad, accesibilidad y capacidad para estructurar visualmente las ideas son indispensables para la toma de decisiones y la comunicación. Sin embargo, el uso excesivo, y mal uso, del PowerPoint puede obstaculizar la gestión eficaz, distorsionar los procesos de pensamiento y contribuir a malas decisiones.

El gobierno tiene que ir más allá de las presentaciones. Su tarea es promover la deliberación pública, tomar decisiones difíciles, diseñar, formular e implementar políticas para crear valor público.